Что такое электронная трудовая книжка и как её посмотреть
С начала прошлого года в РФ введена в обиход электронная трудовая книжка. Такое решение обеспечивает работодателей новыми возможностями кадрового учета. Сотрудники при этом могут быстро и без проблем получать нужную информацию о трудоустройстве.
Электронная трудовая книжка
Переход к новому варианту является абсолютно добровольным. Бумажный документ может использоваться столько времени, сколько потребуется работнику.
Что это такое?
В электронной трудовой отражена полная информация о рабочей деятельности сотрудника с начала 2020 года, документация хранится в базах данных ПФР. С прошлого года все работодатели должны отчитываться, отправляя в Пенсионный Фонд России СЗВ-ТД. Это значит, что цифровые бланки есть у всех трудоустроенных граждан.
Выбор заключается в следующем: оставить ли привычный аналог параллельно или нет. Обе версии трудовой книжки схожи, но заметны некоторые немаловажные различия.
В электронном варианте есть СНИЛС, но не указаны детали, которые могут понадобиться работникам.К примеру, руководитель компании не отмечает в СЗВ-ТД для ПФР, что сотрудник будет трудиться вахтовым методом. Это отражается в других обязательных отчетных бланках. В печатном варианте указаны все нюансы.
Преимущества
У электронной ТК отмечается ряд преимуществ в сравнении с аналогом:
- Данные находятся в свободном доступе. В любой момент можно узнать, какую информацию наниматель предоставил в ПФР. Бумажная версия всегда хранится по месту трудоустройства. Чтобы получить справку, нужно посетить отдел кадров и составить соответствующий запрос. Ответ должны предоставить в течение трех дней.
- При оформлении пенсионных выплат ПФР сможет учесть данные лицевого счета, не потребуются дополнительные документы.
- Социальные выплаты можно получать по упрощенной схеме. Государственные органы, занимаясь оформлением льгот, получат информацию о рабочей деятельности через межведомственные каналы. Работнику не придется тратить время на то, чтобы заверять копию книжки и нести ее в нужное учреждение.
- Дистанционное трудоустройство становится более удобным. Поступая на удаленную работу, можно отправить директору по почте СТД-Р или СТД-ПФР, эти документы подтвердят наличие стажа.
- Бланки хранятся в надежном месте. Печатный вариант книжки может быть испорчен или потерян. С электронной трудовой достаточно сложно лишиться данных.
Недостатки
Несмотря на большое количество положительных моментов, электронная ТК не лишена недостатков:
- В трудовом документе нет упоминаний о годах стажа, накопленных до 2020 года. Это считается основным минусом. Существует вероятность, что информацию все равно придется брать из бумажного варианта. Сотрудник, который написал отказ от бумажной ТК, должен самостоятельно хранить дома выданную книжку.
- В электронной трудовой отсутствуют данные, которые касаются награждений. Многие сотрудники, имея большой стаж работы, стремятся к получению ветерана труда. Для оформления почетного звания нужно подтвердить наличие у гражданина ведомственных и государственных наград. Работники обычно предъявляли в государственный орган запись в трудовой, этого было достаточно. Новый вариант книжки не располагает такой информацией, поэтому награды нужно будет подтверждать с помощью других документов. Подойдут выписки из приказов, оригиналы грамот и т.п.
- Есть мизерный шанс, что сведения будут утеряны. ПФ РРРРРР настаивает на том, что государственные информационные системы являются надежными. При этом не стоит полностью вычеркивать возможность утраты данных. Это спорный момент. Также нет стопроцентной гарантии, что персональные сведения не попадут в руки злоумышленников.
- Оба варианта трудовой дублируют друг друга. Не очень понятно, какие сведения будут в приоритете, если появятся противоречия в указанной информации.
Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде
Если нанимателю не направлялось заявление для перехода на электронную ТК, то нет поводов для беспокойства – ПФР будет заполнять только свои внутренние документы, к которым нет доступа. Если заявление составлено и одобрено директором – сотрудник может просматривать информацию о своей работе.
Данные можно получить следующими способами:
- на Госуслугах;
- при посещении сайта или управления ПФР;
- в МФЦ;
- у работодателя.
Сайт ПФР
Информацию о работе можно найти на сайте ПФР. Для этого следует авторизоваться в ЛК, затем отправить заявку на составление справки. Процедура быстрая, выписка поступит на почту в течение того же дня.
У работодателя
Данные для электронной трудовой предоставляет работодатель. Именно он регулярно отправляет в ПФР отчетность. А раз это первоисточник, то логично, что именно у руководителя необходимо запрашивать доступ к электронному документу.
У нанимателя есть данные только за тот временной отрезок, когда сотрудник числился в его компании. Сведений о других работах у него нет.Все указанное выше актуально только в том случае, если сотрудник уже перешел на цифровую версию ТК.
Получение электронной трудовой книжки
При получении электронной трудовой необходимо отказаться от бумажного аналога. Для этого подается соответствующее заявление.
Граждане, которые планируют заниматься трудоустройством в 2024 году и далее, не будут подавать никаких заявок. Им по умолчанию будет заведен электронный документ.
Отказавшись от бумажного варианта, обратно вернуться не получится.Процедура перехода
Электронные книжки для жителей РФ начали оформлять с 2020 года. Все работающие граждане могут добровольно перейти на новый формат. Для этого необходимо написать заявление в произвольной форме.
В документе должен быть указан выбор подходящего варианта для фиксации сведений о рабочей деятельности. Наниматель обязан рассмотреть запрос сотрудника и, если предполагается смена бумажной версии на электронную, выдать печатную книжку на руки.
Бумажную трудовую нужно сохранить, т.к. это источник информации о работе до 2020 года.В электронном документе указаны данные с 2020 года. Если не подать заявление, работодатель продолжит ведение книжки на бумаге.
Заявление
Для оформления электронной ТК необходимо составить и подать заявление. Готовый бланк можно найти и скачать в интернете, он находится в свободном доступе.
Образец заявления
Если до конца 2020 года сотрудник не успел сообщить работодателю свое решение, то в некоторых случаях это можно сделать и сейчас. Это касается работников, которые в конце прошлого года не занимались трудовыми обязанностями, но за ними сохранялось место. Причины могут быть разными: нетрудоспособность, отпуск и т.п.
Популярные вопросы
У граждан сформировался ряд вопросов, которые касаются электронной трудовой книжки. В интернете опубликовано много информации, но важно пользоваться только проверенными источниками.
Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?
Сотрудники обязательно должны уведомить руководителя о своем решении: сохранить бумажную трудовую, или вести сведения о работе только в электронном виде. Если оставить бумажный вариант, то в дальнейшем можно изменить мнение, и перейти на электронный формат. А если выбрать изначально цифровой документ, то обратно вернуться не получится.
Риски возможны, если у гражданина есть большой рабочий стаж или льготы, позволяющие досрочно выйти на пенсию. В этих случаях лучше не отказываться от бумажного документа.Первая версия закона включала сведения о том, что бумажный вариант будет полностью исключен к 2027 году. После внесения корректировок положение удалили, но возможно, что законодатели еще вернутся к рассмотрению данной темы.
Дальше вести бумажную ТК необязательно тем, кто уже получает пенсионные выплаты или не нуждается в российской пенсии, это касается иностранных граждан.У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?
Чтобы получить информацию из электронного документа, работники должны будут посетить сайт ПФР или портал Госуслуг. ЛК будет доступен после регистрации и получения учетной записи в ЕСИА.
Данные являются индивидуальными, они недоступны для широкого круга лиц.Сведения о рабочей деятельности открыты работодателю (по месту труда), специалистам ПФР и МФЦ. Если сотрудник уволится и найдет новую работу, он должен будет предоставить в компанию трудовую книжку в распечатанной или электронной форме с ЭЦП.
Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?
Если нужно удостовериться в том, что работодатель отправлял за сотрудников взносы в ПФ, следует заказать выписку состояния лицевого счета в Пенсионном Фонде России.
Для получения электронного документа со штампом нужно зарегистрироваться на сайте Госуслуг.Процедура является полностью бесплатной. Данные будут высланы на адрес почтового ящика, который указан в ЛК портала. В выписке можно увидеть электронную подпись специалиста ПФР – такой документ равнозначен бумажной версии.
Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?
В случае, когда гражданин продолжает использовать бумажную книжку, практически ничего не изменится: при трудоустройстве нужно будет предоставить документ, который останется на хранении у нового работодателя.
Если совершен переход на цифровой формат, бумажная версия выдана уже на руки сотруднику. Последняя запись на страницах укажет на получение электронной трудовой. Очевидно, что на новом рабочем месте нужно будет обрисовать весь стаж, поэтому при себе должно быть 2 документа: выписка из электронного бланка и бумажная ТК. При этом книжку не придется оставлять работодателю.
Заключение
Введение электронных трудовых – большой шаг в цифровое будущее, где в приоритете будет максимальное развитие дистанционных сервисов для удобства граждан. На данном этапе можно либо полностью отказаться от бумажной ТК, либо оставить документ, но параллельно ПФР будет вести электронную версию. Доступ к книжке по запросу предоставляет Пенсионный Фонд России, МФЦ или наниматель. Ознакомиться с данными можно как дистанционно, так и при личном визите в учреждение. В будущем предполагается полный переход на цифровой формат.
