Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
С 2021 года каждый работник обязан выбрать формат хранения сведений о трудовой деятельности: в электронном или бумажном варианте. В РФ переход на электронные ТК предусмотрен двумя федеральными законами.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Данные, указываемые в новых документах, аналогичны тем, что были изложены в бумажных трудовых. Это ФИО сотрудника, место работы, название должности, период трудоустройства, причины увольнения.
Если сотруднику потребуются сведения из электронной ТК, то ему нужно будет обратиться ПФР или к последнему работодателю.Информацию также можно запросить в ЛК на Госуслугах.
Когда можно перейти?
Когда совершить переход на электронную ТК – выбор каждого работающего гражданина. После смены варианта не получится вернуться обратно к бумажной книжке.
Лица, которые будут впервые заниматься трудоустройством в [year] году, автоматически получат электронные ТК.Порядок действий
Работодатель обязан донести до всех сотрудников суть нововведения. Затем получить от всех лиц, которые трудятся в компании, заявления. В них будет отражено: нужно ли оставить бумажный вариант или нет.
Обязательно следует откорректировать ЛНА фирмы, которые регулируют нормы работы с ТК.После сбора информации наниматель должен передать сведения в ПФР. В ведомстве для отчетности разработаны особые формы.
Сроки перехода
Если сотрудник не успел подать заявление до окончания прошлого года, то его данные о работе и дальше будут фиксироваться на бумаге. При этом в ПФ параллельно откроют электронный документ.
Процедура перехода на электронную трудовую книжку
Чтобы в компании состоялся переход на электронные трудовые книжки, руководитель должен совершить ряд необходимых действий.
Инструкция пошагово
Для того, чтобы процесс перехода прошел успешно, каждый наниматель обязан:
- Издать приказы по учреждению, утвердить план мероприятий в связи с нововведениями.
- Откорректировать локальные акты, изменить график документооборота.
- Позаботиться о технической готовности предоставления информации.
- Создать форму уведомления и заявления.
- Провести ревизию: проверить все оформленные бумажные трудовые книжки.
- Подготовить отчетность к сдаче.
- Уведомить сотрудников о переходе на электронные ТК.
- Принять заявления от работников.
- Выдать сотрудникам на руки бумажные варианты трудовые.
Заявление о переходе в 2024 году
Заявление о переходе на электронную ТК – это документ, который подтверждает, что работник дает согласие на учет трудовой деятельности только в информационной системе ПФР, по сути, это отказ от бумажного бланка.
Образец
Документ составляется в свободной форме. В заявление должны быть отображены следующие данные:
- наименование должности и ФИО директора фирмы, к которому обращен запрос;
- название должности и ФИО сотрудника, составляющего заявление;
- просьба о переходе на электронную трудовую книжку;
- подпись работника;
- дата, когда был составлен документ.
Образец заявления
Бланк
Готовый бланк можно найти в свободном доступе на информационных сайтах. Там есть возможность скачать и распечатать документ. Останется только вписать актуальные данные.
Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку
В течение прошлого года наниматель должен был провести ряд мероприятий, которые связаны с нововведением в трудовом законодательстве. Среди них – уведомление сотрудников.
Работодатель обязан был сообщить своим починенным о введении новой формы трудовой книжки. Также он должен предоставить право выбора каждому работнику.В оформлении уведомлений есть ограничения:
- сотрудники обязаны были узнать об изменениях не позже октября 2020 года;
- уведомления должны быть отправлены в письменном формате.
В законодательстве не указано: можно ли сделать единую справку. Работодатель самостоятельно выбирал форму оповещения.
Популярные вопросы
Законы не всегда являются простыми, обычным гражданам иногда трудно разобраться в теме, возникает множество вопросов.
Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?
Переход на электронные трудовые книжки проводится добровольно. Нет никаких строгих требований и штрафов. Это касается сотрудников. Работодатели в обязательно порядке должны заняться переходом на новый формат и обработкой заявлений, полученных от желающих.
Что должен сделать работодатель?
Основные обязанности нанимателя в данном вопросе: донести до всех новость об изменениях и собрать нужные документы с работников.
Заключение
Делать переход на электронную трудовую книжку или нет – личное дело каждого гражданина. Перед принятием окончательного решения рекомендуется ознакомиться с плюсами и минусами нового документа. Для смены ТК необходимо составить заявление на имя работодателя. Последний, в свою очередь, обязан уведомить всех сотрудников об изменении законодательства и проконтролировать, чтобы процесс смены трудовой книжки был комфортным для всех сотрудников. Переход на цифровую ТК не является обязательной процедурой.
