Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

С 2021 года каждый работник обязан выбрать формат хранения сведений о трудовой деятельности: в электронном или бумажном варианте. В РФ переход на электронные ТК предусмотрен двумя федеральными законами.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Данные, указываемые в новых документах, аналогичны тем, что были изложены в бумажных трудовых. Это ФИО сотрудника, место работы, название должности, период трудоустройства, причины увольнения.

Если сотруднику потребуются сведения из электронной ТК, то ему нужно будет обратиться ПФР или к последнему работодателю.

Информацию также можно запросить в ЛК на Госуслугах.

Когда можно перейти?

Когда совершить переход на электронную ТК – выбор каждого работающего гражданина. После смены варианта не получится вернуться обратно к бумажной книжке.

Лица, которые будут впервые заниматься трудоустройством в [year] году, автоматически получат электронные ТК.

Порядок действий

Работодатель обязан донести до всех сотрудников суть нововведения. Затем получить от всех лиц, которые трудятся в компании, заявления. В них будет отражено: нужно ли оставить бумажный вариант или нет.

Обязательно следует откорректировать ЛНА фирмы, которые регулируют нормы работы с ТК.

После сбора информации наниматель должен передать сведения в ПФР. В ведомстве для отчетности разработаны особые формы.

Сроки перехода

Если сотрудник не успел подать заявление до окончания прошлого года, то его данные о работе и дальше будут фиксироваться на бумаге. При этом в ПФ параллельно откроют электронный документ.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Чтобы в компании состоялся переход на электронные трудовые книжки, руководитель должен совершить ряд необходимых действий.

Инструкция пошагово

Для того, чтобы процесс перехода прошел успешно, каждый наниматель обязан:

  1. Издать приказы по учреждению, утвердить план мероприятий в связи с нововведениями.
  2. Откорректировать локальные акты, изменить график документооборота.
  3. Позаботиться о технической готовности предоставления информации.
  4. Создать форму уведомления и заявления.
  5. Провести ревизию: проверить все оформленные бумажные трудовые книжки.
  6. Подготовить отчетность к сдаче.
  7. Уведомить сотрудников о переходе на электронные ТК.
  8. Принять заявления от работников.
  9. Выдать сотрудникам на руки бумажные варианты трудовые.
Не нужно выбрасывать бумажный документ после перехода на электронный вариант. Книжка может еще понадобиться.

Заявление о переходе в 2021 году

Заявление о переходе на электронную ТК – это документ, который подтверждает, что работник дает согласие на учет трудовой деятельности только в информационной системе ПФР, по сути, это отказ от бумажного бланка.

Образец

Документ составляется в свободной форме. В заявление должны быть отображены следующие данные:

  • наименование должности и ФИО директора фирмы, к которому обращен запрос;
  • название должности и ФИО сотрудника, составляющего заявление;
  • просьба о переходе на электронную трудовую книжку;
  • подпись работника;
  • дата, когда был составлен документ.
заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Образец заявления

Бумагу после написания нужно отдать сотруднику отдела кадров.

Бланк

Готовый бланк можно найти в свободном доступе на информационных сайтах. Там есть возможность скачать и распечатать документ. Останется только вписать актуальные данные.

Скачать бланк заявления

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

В течение прошлого года наниматель должен был провести ряд мероприятий, которые связаны с нововведением в трудовом законодательстве. Среди них – уведомление сотрудников.

Работодатель обязан был сообщить своим починенным о введении новой формы трудовой книжки. Также он должен предоставить право выбора каждому работнику.

В оформлении уведомлений есть ограничения:

  1. сотрудники обязаны были узнать об изменениях не позже октября 2020 года;
  2. уведомления должны быть отправлены в письменном формате.

В законодательстве не указано: можно ли сделать единую справку. Работодатель самостоятельно выбирал форму оповещения.

Популярные вопросы

Законы не всегда являются простыми, обычным гражданам иногда трудно разобраться в теме, возникает множество вопросов.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки проводится добровольно. Нет никаких строгих требований и штрафов. Это касается сотрудников. Работодатели в обязательно порядке должны заняться переходом на новый формат и обработкой заявлений, полученных от желающих.

Что должен сделать работодатель?

Основные обязанности нанимателя в данном вопросе: донести до всех новость об изменениях и собрать нужные документы с работников.

Заключение

Делать переход на электронную трудовую книжку или нет – личное дело каждого гражданина. Перед принятием окончательного решения рекомендуется ознакомиться с плюсами и минусами нового документа. Для смены ТК необходимо составить заявление на имя работодателя. Последний, в свою очередь, обязан уведомить всех сотрудников об изменении законодательства и проконтролировать, чтобы процесс смены трудовой книжки был комфортным для всех сотрудников. Переход на цифровую ТК не является обязательной процедурой.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
Поделиться с друзьями:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.